Årsmøte LPK, 30. april 2015

Årsmøte LPK,
30. april 2015,
Kl. 20:00, Kommunestyresalen,
Rådhuset, Leknes.

Vedtak og kommentarer med kursiv skrift. Dette er tatt fra årsmøteprotokollen.

Saksliste
1. Godkjenne de stemmeberettigede. 9 medlem
2. Godkjenne innkallingen, sakliste og forretningsorden.  Godkjent
3. Velge:
a. dirigent: Torleif Utnes
b. sekretær: Susanne Hammer
c. 2 representanter til å underskrive protokollen. Kent Hammer og Cathrine Iversen

Sak 4: Årsberetning for Leknes padleklubb, 2014

Formålsparagraf
• Leknes padleklubb (heretter kalt LPK) har som formål er å drive idrett organisert i Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF).
• Arbeidet skal preges av frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd.
• All idrettslig aktivitet skal bygge på grunnverdier som idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet. Klubben vil særlig jobbe for å gjøre padleaktiviteten tilgjengelig for ungdom, familier og andre grupper med behov for en unik aktivitet og naturopplevelse.

Målgrupper i 2014
• Ungdom (i dvale)
• Funksjonshemmede
• Familie
Styret i 2014
Leder Geir-Kenneth Lyngedal
Nestleder Rune Solstad
Sekretær, Heidi Mathisen
Kasserer Lena Farstad
Styremedlem Jørn Amundsen
Varamedlem Agnete Arntzen Andersen

Revisor 1: Irina Reinholdtsen,
Revisor 2: Gina Gabrielsen,
(Begge fra forsvarets lønnsadministrasjon, kontrollteamet)

Politiattester:
Leder: Rune Solstad
Nestleder: Lena Farstad

Valgkomite:
Leder: Fredrik Farstad
Medlem: Roger Vian
Medlem: Hanne Straum Riise
Varamedl: Kent Hammer
Ungdomsgruppa: I dvale

Treningslokale:
Det har vært mulighet for klubbens medlemmer å trene 2 timer pr uke.
Tirsdag kl 2000-2100 og Lørdag 1600-1700
1 jan -1.mai,
1.okt – 31. des,

Bassengtrening 5 ganger med ulike temaer

Styremøter : Siden siste årsmøtet har styret hatt 4 styremøter og behandlet 27 saker.

Kurs:
Avholdte kurs:
3 Intro- og grunnkurs, hav med 16 deltagere. Torleif 12. Geir Kenneth 4

Deltatt på eksterne kurs/møter/samling:

Voksne for unge – Geir-Kenneth
Organiserte turer:
Ingen

Andre arr:
Idrettens dag, Leknes

Samarbeidspartnere og samarbeidsorganisasjoner:
Vest Lofoten Videregående skole
FNF Nordland
Norges Idrettsforbund
Norges padleforbund
Nordland idrettskrets
Vestvågøy idrettsråd
Klubbavtaler:
Bølgen og meg, Sandvika
Wangsvik, Ballstad
Tequila Sports, Harstad

Kulturkortet
Kulturkortet er et gratis fordelskort for ungdom i alderen 13-19 år. Kortet skal øke tilgjengeligheten, og gi billigere priser til ulike kulturtilbud i Nordland. LPK er med i avtalen.

Medlemsstatus pr. 31.12.2014:
Gruppe Kvinner Menn Totaler
0-12 13-19 20-80 81- 0-12 13-19 20-80 81-
Betalende medlem 48
Funksjonshemmede

Vedtak sak 4: Godkjent. Ingen bemerkninger

Sak 5: Regnskap:

Resultat
Konto    Tekst                                 Inntekt                      Utgift
3400      Offentlig tilskudd          15394,47
3920      Medlemskontingent      2400,00
3990      Kursinntekt                   43770,00
5500      Kostnadsgodtgjørelse                                    2000,00
6540      Inventar                                                          10000,00
6560      Klubbutstyr                                                      6750,00
6620      Reprasjon og vedlikehold                               1149,00
6701       Gaver                                                                    218,00
6707      Leie bassenget                                                  5490,00
6708      Arrangementer                                                    103,10
6790      Kurskostnader                                                  1824,40
6800     Kontorrekvisita                                                    119,80
6940     Porto                                                                     400,00
7140      Reisekostnader                                                  4777,20
7410     Medlemskontingent                                            585,00
7500     Forsikringspremie                                            2160,00
7770      Bankgebyr                                                            509,50
8050     Renteinntekt                       107,74
Driftsresultat                                                      25585,71
61672,72                  61672,72

Balanse
Inngående balanse 1/1-2014                                        88289,37
Driftsresultat                                                                    25585,71
Utgående balanse 31/12-2014                                     113875,08

Revisors beretning:
Til årsmøtet i Leknes Padleklubb

UTTALELSE TIL REGNSKAPET FOR 2O14
Vi har revidert årsregnskapet i henhold Regnskaps- og revisjonsbestemmelser for små idrettsorganisasjoner.
Årsregnskap for regnskapsåret 2014 viser et overskudd på kr 25585,71.

Vi har avdekket følgende mangler i regnskapet:

Det er vanskelig å følge opp utførte regnskaps konteringer fra bilag til årsregnskap og
motsatt. Regnskapskontering er ikke påført på tilhørende bilag. Flere forskjellige bilag har identisk bilags nr, for eksempel bilag 8. Bilag 8 består av to fakturer (Brønnøysundregistrene, bassengleie) og en bankutskrift. Bilag nr 9 inneholder 5 forskjellige fakturer/betalingstransaksjoner uten påføring av regnskapskonteringer. Foreliggende regnskap anses som lite oversiktlig.

Bilag 18 referer til banktransaksjon kr 10000,- uten at det foreligger faktura eller avtale i regnskapet. Dette er ikke i samsvar med bokføringsprinsippet. Bilag 18 referer til banktransaksjon kr 2 356,- uten at det foreligger faktura eller avtale i regnskapet. Dette er ikke i samsvar med bokføringsprinsippet. Bilag 12 referer til banktransaksjon kr 4 427,20 uten at det foreligger dokumentasjon. Bokførte opplysninger er ikke tilstrekkelig dokumentert. Det presiseres at alle bokførte opplysninger skal være dokumentert på en måte som viser deres berettigelse.

Det gjøres oppmerksomt på at dersom Leknes Padleklubb utbetaler honorarer, lønn og kjøregodtgjørelse kan det medføre inn beretningsplikt.

Vi mener at dokumentasjon for regnskapet og regnskapsføring er ikke i samsvar med
regnskapsbestemmelser. Styre bør foreta egen vurdering med tanke på fastsettelse av Leknes Padleklubb årsregnskap for 2014.

Harstad 27.01.2015
lrina Reinholdtsen, Gina Gabrielsen

Kommentar fra Lena Farstad, kasserer:

De syns det var uoversiktlig, og det kan de nok ha rett i og med at jeg har heftet sammen flere bilag i et bilagsnummer. Dette gjelder for flere bilag. Grunnen til det var at jeg ikke fører faktura mot leverandør-reskontro og har ført faktura med kostnad og bankbilag med betaling på samme bilagsnummer. Da hadde jeg bare kontoutskriften fra banken å bruke og da ble det både flere betalinger og fakturaer på et bilagsnummer. Hvis det var forståelig.
Bilag 18 manglet faktura på kr 10 000,-, den er lagt inn i regnskapet nå. Gjelder faktura for utvikling av ny hjemmeside.
Bilag 18 manglet også spesifikasjon av beløpet 2356,- som også er kommet på plass nå. Gjelder utbetaling til Geir Kenneth for kjøring
Bilag 12, kr 4421,20 er det også lagt til spesifikasjon av beløpet i etterkant. Dette gjelder utbetaling til Torleif for kjøring, og honorar.
Disse punktene var ikke i henhold til bokføringsprinsippet, men er rettet opp i.
Det er også kommentert at utbetaling vedr honorar, lønn, kjøregodtgjørelse kan medføre innberetningsplikt. Dette er undersøkt, og beløpene som er utbetalt er under 8000 kr pr person, og vi er en ideell(og skattefri) organisasjon, slik at vi er ikke innberetningspliktig på dette området.

Kommentar for arbeidsgruppen
Vi har gjennomgått regnskapet og er enige med revisor i at regnskapet er lite oversiktlig, men har kommet frem til at det stemmer.
Bilag nr. 18 som gjelder ny hjemmeside, finner vi ikke forankret i et styrevedtak. Saken står som sak på styremøteinnkalling, men er ikke dokumentert med referat.
Vi anbefaler at årsmøtet godkjenner regnskapet.

13.04.2015

Martin Kristiansen, Torleif Utnes

Vedtak sak 5: Godkjent. Ingen bemerkninger

Sak 6: Innkomne forslag.

Vedtak sak 6: Ingen innkomne forslag.

Sak 7: Fastsettelse av medlemskontingent:

Vedtak sak 7: Styret foreslår ingen endring. Medlemskontingent på kr.50,- /medlem består.

Sak 8: Handlingsplan og budsjett for 2015

Handlingsplan for Leknes Padleklubb, 2015
Målgruppe i 2015
• Vårt satsningsområde vil være å lage padleaktiviteter for medlemmer.

Vi fortsetter samarbeidet med:
• Vestvågøy idrettsråd.
• Nordland idrettskrets
• Norges padleforbund
• FNF-Nordland
• Idrettslinja.
• Valnesfjord helsesportsenter
• Organisasjoner og kontaktpersoner.

Møter
• Styret avholder min. 3 styremøter og ellers etter behov.
• Deltagelse på årsmøte i Vestvågøy idrettsråd.
• FNF Nordland arrangerer fellesmøte/årsmøte i Bodø
• Kretsting i Nordland Idrettskrets og Idrettens studieforbund, Nordland.
• Møter med samarbeidspartnere og organisasjoner etter behov.
• Padleting.

Kursing
Vi ønsker fortsatt kursing. Det blir innen nivåene introduksjon og nybegynnerkurs.
Vi satser på å kurse totalt 10 personer.

Kurs / utdanning.
Etter behov.

Egne instruktører
Kent Hammer
Torleif Utnes

Søke midler
Klubben vil søke midler for innkjøp av utstyr og til drift etter behov.

Innkjøp av utstyr
Anskaffelse av:
• Utstyr ved behov.

Utstyr,pr. 31.12.2014
Liste klargjøres til årsmøte.

Dugnad / vedlikehold
Klubbutstyret
Tilhenger
Lagerlokale ?

Planlagte aktiviteter:
• Padleturer.
• Familieaktiviteter.
• Introduksjons- og nybegynnerkurs

Alle aktiviteter annonseres på hjemmesida og Facebook.

HMS
Fra vi startet i 2008 er det lagt ned mye arbeid innen HMS-arbeidet. Vi skal arbeide videre med risikoanalyser og hvordan medlemmene kan nyte godt av disse. Dette videreføres.
For å ta vare på sikkerheten blant de som padler, er det viktig at aktiviteten skjer i organiserte former. Uorganiserte padlere oppfordres til å melde seg inn i en eller annen kajakk-/padleklubb.
Alle medlemmene i LPK bes om å formidle dette budskapet.
Gjennomgått og oppdatert nov. 2012.
I 2015 tar vi en ny gjennomgang med mål om å forenkle.
Ref. HMS-dokument til padleforbundet.

Profilering av klubben:
Medlemsmøter
”Bli kjent”-dag
Facebook
Hjemmesiden
Egne arrangement

Budsjett 2015 for Leknes Padleklubb

Inntekt                       Utgift
Offentlig tilskudd                 kr 10 000,00
Medlemskontingent               kr 3 000,00
Kursinntekt                           kr 20 000,00
Klubbutstyr                           kr 70 000,00            kr 80 000,00
EDB                                                                                kr 5 000,00
Kurs/opplæring                                                         kr 10 000,00
Porto                                                                               kr 1 500,00
Div. aktiviteter                                                             kr 8 000,00
Medl. Kontingent                                                             kr 135,00
Honorar instruktører                                                  kr 2 000,00
Forsikring                                                                       kr 1 892,00
Bankgebyr                                                                         kr 250,00
Momskompensasjon                                                 kr 10 000,00
Medlemskort                                                                 kr 1 500,00
Lagerlokale m/tomtleie                                           kr 50 000,00
Underskudd                        kr 47 277,00
kr 160 277,00                 kr 160 277,00
Vedtak sak 8: Handlingsplan godkjent. Budsjett godkjent. Underskudd dekkes av tilgjengelig egenkapital.

Sak 9: Organisasjonsplan.
• Aktivitetsgruppen. Styret fungerer i 2015.

Vedtak sak 9: Godkjent

Sak 10: Valg
Arbeidsgruppa’s forslag

Foreta følgende valg:
d. Leder og nestleder
e. 3 styremedlemmer og 1 varamedlem
f. Øvrige valg i henhold til årsmøtevedtatt organisasjonsplan, jf. sak 9.
g. 2 revisorer.
h. Representanter til ting og møter i de organisasjoner LPK er tilsluttet.
i. Valgkomité med leder og 2 medlemmer og 1 varamedlem for neste årsmøte.

Leder og nestleder velges enkeltvis. De øvrige medlemmer til styret velges samlet.
Deretter velges varamedlemmet, og ved skriftlig valg avgjøres rekkefølgen i forhold til stemmetall.

Funksjon Styret 2015      Arbeidsgruppas forslag

Styret Leknes padleklubb:

Leder:                                 Torleif Utnes Velges for 1 år
Nestleder:                          Kent Hammer Velges for 2 år
Medlem:                            Susanne Hammer Velges for 1 år
Medlem:                            Hanne Irene Berg Velges for 2 år
Medlem:                            Frode Stormo Velges for 1 år
Vara:                                  Cathrine Iversen Velges for 1 år

Styret konstituerer seg på første styremøte.

Revisorer

Revisor 1:                          Irina Reinholdtsen Velges for 1 år
Revisor 2:                         Sølvi Elisabeth Albrigtsen Velges for 1 år

Politiattester

Leder:                                Kent Hammer Velges for 1 år
Vara:                                  Hanne Irene Berg Velges for 1 år

Valgkomite

Leder:                                Lill-Kathrin Amundsen Velges for 1 år
Medlem:                           Hanne Straum Rise Velges for 1 år
Medlem:                          (styret finner ) Velges for 1 år
Vara:                                  Bent Rise Velges for 1 år

Vedtak sak 10: Arbeidsgruppas forslag godkjennes uten endringer. Medlem i valgkomiteen som mangler har styret fått i oppgave å finne.

Protokollen underskrevet av Kent Hammer og Cathrine Iversen

Årets støttetak 2014.
”Årets støttetak” er en pris som Leknes Padleklubb (LPK) deler ut på hvert årsmøte og skal være ei hedring til en person som har gjort seg spesielt bemerket i klubben det året som har gått.
Prisen skal få bli den kraftigste måten LPK kan vise at vi setter pris på det den utvalgte personen har gjort.
Hvem skal få prisen er det leder i klubben som bestemmer. Alle styremedlemmer og medlem kan gjerne komme med forslag, men har ikke bestemmelsesrett.
Det skal begrunnes hvorfor personen får prisen.

Ingen pris utdelt i år!